Homeoffice

Rechte und Pflichten für Arbeitgeber und Selbstständige

Die Digitalisierung macht die Arbeitswelt flexibler. Bieten Unternehmen zum Beispiel die Möglichkeit an, von zu Hause aus zu arbeiten, kann dies die Mitarbeiterbindung stärken. Doch auch bei der Arbeit im Homeoffice müssen bestimmte Rechte geschützt und Pflichten erfüllt werden. Für Selbstständige, die immer oder zeitweise im heimischen Büro arbeiten, gibt es zudem steuerlich einiges zu beachten. Hier erfahren Sie, wie Sie und Ihre Angestellten die Vorteile flexibler Arbeitsweisen bestmöglich nutzen können.

Homeoffice

Regeln für das Arbeiten zu Hause festlegen

Kein gesetzlicher Anspruch auf Homeoffice

In Deutschland gibt es keinen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice. Passt das Arbeiten von zu Hause nicht zu den Aufgaben des Angestellten oder zum Unternehmenskonzept, muss der Chef nicht zustimmen. Umgekehrt dürfen Arbeitgeber ihre Beschäftigten nicht plötzlich dazu anweisen, im Homeoffice zu arbeiten, weil etwa der Betrieb umzieht oder eine Filiale geschlossen wird. Wenn Sie sich dazu entscheiden, Ihren Mitarbeitern zu ermöglichen, von zu Hause zu arbeiten, sollten Sie die Rahmenbedingungen dafür schriftlich festhalten und allen Ihren Beschäftigten mitteilen. So können Sie beispielsweise regeln, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten die Mitarbeiter von zu Hause arbeiten dürfen. Damit sorgen Sie dafür, dass alle im Unternehmen nach den gleichen Vorgaben handeln, womit Sie Konflikten vorbeugen.

Gesetzliche Regelungen gelten auch außerhalb der Firma

Wenn Angestellte von zu Hause arbeiten, heißt das nicht, dass sie unbegrenzt erreichbar sein und jederzeit E-Mails beantworten müssen. Denn auch für Homeoffice oder mobiles Arbeiten gelten das Arbeitszeitgesetz und die Pflicht zur Dokumentation der Arbeitszeit.

Um datenschutzrechtliche Vorgaben zu erfüllen, sind Regeln für den Umgang mit Daten, Betriebsgeheimnissen und IT-Geräten notwendig. Mit einer Klausel im Arbeitsvertrag oder mit einer Zusatzvereinbarung können Sie zum Beispiel vorschreiben, dass betriebliche Arbeitsgeräte nicht für den privaten Gebrauch genutzt werden dürfen und sensible Inhalte auf dem Betriebsgelände bleiben müssen.

Arbeitsschutz und Kostenübernahme

Für den heimischen Arbeitsplatz gelten dieselben arbeitsschutzrechtlichen Anforderungen wie für das Firmen-Büro. Dies betrifft die Bildschirmgröße und Beleuchtung sowie die Ergonomie von Tisch und Stuhl. Eine Gefährdungsbeurteilung durch den Arbeitgeber ist laut Arbeitsstättenverordnung auch für das Homeoffice verpflichtend. Findet die Tätigkeit ausschließlich im Homeoffice statt, trägt in der Regel der Arbeitgeber die Kosten für die heimische Büroeinrichtung. Bei Mitarbeitern, die sowohl im Betrieb als auch von zu Hause arbeiten, muss er das nicht. Die für die Arbeit im Homeoffice notwendige Software bezahlt aber meist das Unternehmen.

Mitarbeiterbindung steigern

Bei der Frage, ob die Arbeit im Homeoffice oder andere Möglichkeiten der flexiblen Arbeitsgestaltung Optionen für Ihr Unternehmen sind, sollten nicht nur rechtliche Überlegungen eine Rolle spielen. Denn durch solche Angebote steigern Firmen ihre Attraktivität, weil die Work-Life-Balance für die meisten Beschäftigten eine sehr wichtige Rolle spielt. Wer nicht auf dem Weg zur Arbeit nicht im Stau stehen oder in überfüllte Züge steigen muss, ist zufriedener. Besonders Unternehmen in weniger attraktiven Regionen können auf diese Weise ihren Standortnachteil ausgleichen.


Arbeitszimmer steuerlich absetzen

Fall 1: Homeoffice gleich Firmensitz

Viele Selbstständige oder Freiberufler mieten nicht extra Räumlichkeiten für ihre Arbeit an, sondern richten sich ein Büro zu Hause ein. Wenn es sich dabei um einen separaten Raum handelt, der ausschließlich zum Arbeiten genutzt wird und den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit bildet, darf der Nutzer die Kosten dafür steuerlich geltend machen. Absetzbar sind die Ausstattung sowie anteilige Kosten für beispielsweise Miete und Strom. Diese Ausgaben lassen sich in unbegrenzter Höhe vom Gewinn abziehen. Sind die Bedingungen dafür allerdings nicht erfüllt, ist es vom Einzelfall abhängig, ob Selbstständige trotzdem einen Teil der Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich absetzen können.

Fall 2: Kein Büro im Betrieb

Ist im Betrieb kein geeigneter Ort für Büroarbeiten vorhanden, weichen manche Selbstständige ins Homeoffice aus. In diesem Fall dürfen Sie maximal 1.250 Euro pro Jahr von den laufenden Kosten für Ihren Heimarbeitsplatz als zusätzliche Betriebsausgaben absetzen. Die Höhe des absetzbaren Betrags errechnet sich aus dem Anteil des Arbeitszimmers an der Gesamtwohnfläche. Die Kosten für das Homeoffice müssen Sie separat von den übrigen Betriebsausgaben dokumentieren. Ausgaben für die Büroausstattung sind unbegrenzt steuerlich absetzbar.

Tipp: Homeoffice-Bedarf nachweisen

Fotografieren Sie die Räumlichkeiten in Ihrem Betrieb als Nachweis für das Finanzamt. So können Sie bei späteren Nachfragen belegen, dass die Betriebsstätte nicht für Büroarbeiten geeignet ist. Denn falls doch die Möglichkeit bestand, in der Firma ein Büro einzurichten, erkennt das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug für ein heimisches Arbeitszimmer nicht an.

Hinweis auf Beratung: Dieser Artikel gibt nur Anregungen sowie kurze Hinweise und erhebt damit keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die Informationen können eine persönliche Beratung durch beispielsweise einen Steuerberater nicht ersetzen.

Zuletzt aktualisiert am 1. März 2019


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