Nebenkostenabrechnung erstellen

Das gehört zu den Pflichten des Vermieters

Als Vermieter müssen Sie jährlich eine Nebenkostenabrechnung erstellen, wenn Ihr Mieter einen monatlichen Abschlag für die Nebenkosten leistet. Für ein harmonisches Verhältnis zwischen den Parteien ist eine rechtlich einwandfreie Nebenkostenabrechnung wichtig. Dafür müssen einige Dinge beachtet werden. 


Darauf müssen Vermieter achten

Wann muss der Vermieter die Nebenkostenabrechnung erstellen?

In der Betriebskostenverordnung sind die gesetzlichen Fristen für die Nebenkostenabrechnung festgelegt: Der Vermieter muss dem Mieter die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zustellen. Der Abrechnungszeitraum wird im Mietvertrag festgeschrieben. Meist entspricht er dem Kalenderjahr. Wenn der Vermieter die Frist verpasst, braucht der Mieter eventuelle Nachforderungen nicht zu zahlen. 

Zustellung der Nebenkostenabrechnung

Übermitteln Sie Ihrem Mieter die Nebenkostenabrechnung schriftlich. Nur diese Zustellungsvariante ist rechtlich einwandfrei. Auch Ihre persönliche Unterschrift als Vermieter ist wichtig. Wenn Sie die Nebenkostenabrechnung nicht selbst erstellen, können Sie eine Vollmacht beifügen. Listen Sie die Vorauszahlungen des Mieters auf und ziehen Sie von diesem Betrag die tatsächlich angefallenen Nebenkosten ab. Das Erstattungsguthaben oder die Nachforderung sollte klar erkennbar sein. Achten Sie darauf, dass Ihr Mieter die Nebenkostenabrechnung auch als Laie nachvollziehen kann. 

Nebenkostenabrechnung erstellen lassen

Vermieter können die Nebenkostenabrechnung zum Beispiel mit Excel selbst erstellen. Sie haben aber auch die Möglichkeit, zur Unterstützung eine Software zu nutzen oder die Abrechnung von einem Online-Dienstleister erstellen zu lassen. Als weitere Option bietet es sich an, die Aufgabe der Nebenkostenabrechnung einer Hausverwaltung zu geben. Diese Variante ist für den Vermieter zwar mit einem geringeren Aufwand, dafür aber mit höheren Kosten verbunden. 


Wer zahlt was?

Diese Kosten darf der Vermieter umlegen

Regelmäßige und fortlaufend entstehende Kosten dürfen Sie als Vermieter auf den Mieter umlegen. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Grundsteuer,
  • Kosten für die Wasserversorgung,
  • Warmwasser- und Heizkosten,
  • Gebühren für die Haus- und Grundstücksentwässerung,
  • Aufzugskosten,
  • Straßenreinigung und Müllgebühren,
  • Hausreinigung,
  • Gartenpflege,
  • Beleuchtung, zum Beispiel im Treppenhaus,
  • Gebäudeversicherungskosten und
  • sonstige Betriebskosten, zum Beispiel Wartungskosten für Rauchmelder.

Diese Kosten muss der Mieter nicht zahlen

Der Vermieter muss für Kosten der Erhaltung und Verwaltung aufkommen. Das sind unter anderem:

  • Hausverwaltung,
  • Bewachungskosten für das Objekt,
  • Kosten für Arbeitsmittel und Geräte,
  • Instandhaltungs- und Reparaturkosten, falls zum Beispiel die Fassade neu gestrichen wird oder die Heizung defekt ist,
  • Bank- und Kontoführungsgebühren des Vermieters,
  • Neuanlage eines Gartens und
  • Installation von Rauchmeldern oder Feuerlöschern.

Wenn der Mieter die Nebenkostenabrechnung bemängelt

Der Mieter hat die Möglichkeit, die Nebenkostenabrechnung des Vermieters zu prüfen und bei Fehlern eine Korrektur zu verlangen. So lange die Korrektur nicht erfolgt ist, braucht er Nachzahlungsforderungen des Vermieters nicht zu begleichen. Er kann die Nebenkostenabrechnung zum Beispiel bemängeln, wenn die Ausgaben nicht übersichtlich zusammengestellt und aufgeschlüsselt sind. Außerdem hat der Mieter ein Einsichtsrecht in die Abrechnungsunterlangen. 


Häufige Fragen zur Prüfung der Nebenkostenabrechnung

Was bedeutet das "Einsichtsrecht" des Mieters?

Wenn der Mieter die Abrechnungsunterlagen für die Nebenkostenabrechnung einsehen möchte, müssen Sie als Vermieter ihm das in Ihren Räumen ermöglichen. Wohnen Sie so weit entfernt, dass ihm der Weg nicht zuzumuten ist, kann er Kopien verlangen. Diese Kopien dürfen Sie ihm in Rechnung stellen. 

Wie kann ich als Vermieter Streit mit dem Mieter vermeiden?

Wenn Ihr Mieter Einwände gegen die Nebenkostenabrechnung hat, sollten Sie versuchen, Unklarheiten in einem Gespräch auszuräumen. Ein klärender Austausch ist für beide Seiten förderlich und verhindert unter Umständen einen jahrelangen Streit.